Hướng dẫn cách in tờ khai hải quan điện tử đơn giản nhất là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp và cá nhân hoàn thành thủ tục xuất nhập khẩu một cách nhanh chóng, đúng quy định. Tờ khai hải quan điện tử không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính minh bạch theo quy định của Luật Hải quan 2014. Để hiểu rõ hơn về cách thực hiện, hãy cùng Visaworlds khám phá chi tiết trong bài viết này.

1. Tầm quan trọng của tờ khai hải quan điện tử

Tờ khai hải quan điện tử là một phần không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu, được quy định rõ tại Điều 29 Luật Hải quan 2014. Phần này sẽ giới thiệu vai trò của tờ khai và lý do cần in ấn đúng cách để phục vụ các thủ tục pháp lý.

Tờ khai hải quan điện tử là văn bản chứa thông tin chi tiết về hàng hóa, phương tiện vận chuyển, và các nghĩa vụ thuế khi xuất nhập khẩu. Theo Nghị định 59/2018/NĐ-CP sửa đổi, việc khai báo điện tử giúp tự động hóa quy trình, giảm thời gian thông quan xuống chỉ còn vài giây đối với luồng xanh. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh Việt Nam thúc đẩy chuyển đổi số, với hệ thống VNACCS/VCIS được triển khai từ năm 2014. In tờ khai chính xác đảm bảo doanh nghiệp có tài liệu hợp lệ để xuất trình khi cơ quan hải quan yêu cầu.

In tờ khai hải quan điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là cách lưu trữ hồ sơ an toàn. Theo Thông tư 38/2015/TT-BTC, doanh nghiệp cần lưu giữ tờ khai và các chứng từ liên quan trong thời hạn 5 năm. Bản in được sử dụng trong các trường hợp kiểm tra sau thông quan hoặc đối chiếu hồ sơ giấy. Việc in sai hoặc thiếu thông tin có thể dẫn đến chậm trễ thông quan, thậm chí bị xử phạt hành chính theo Nghị định 128/2021/NĐ-CP.

Hệ thống khai báo điện tử mang lại sự tiện lợi, nhưng đòi hỏi người khai phải thành thạo thao tác trên phần mềm như ECUS6 hoặc FPT.TQDT. Việc in tờ khai đúng định dạng giúp đảm bảo tính thống nhất giữa dữ liệu điện tử và bản giấy, tránh rủi ro pháp lý. Doanh nghiệp cần nắm rõ các bước cụ thể để thực hiện quy trình này một cách hiệu quả.

2. Hướng dẫn cách in tờ khai hải quan điện tử đơn giản nhất

Hướng dẫn cách in tờ khai hải quan điện tử đơn giản nhất sẽ được trình bày chi tiết qua các bước cụ thể, từ đăng nhập hệ thống đến xuất file in. Phần này cung cấp quy trình rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với cả người mới bắt đầu, dựa trên hướng dẫn từ Cổng thông tin điện tử Hải quan Việt Nam và Thông tư 39/2018/TT-BTC.

Bước 1: Đăng nhập hệ thống khai báo hải quan điện tử
Để bắt đầu, bạn cần truy cập phần mềm khai báo hải quan như ECUS6 (do Công ty Thái Sơn cung cấp) hoặc FPT.TQDT. Doanh nghiệp phải có tài khoản đăng ký và chữ ký số hợp lệ theo quy định tại Nghị định 87/2012/NĐ-CP. Sau khi đăng nhập, chọn chức năng “Tờ khai hải quan” và kiểm tra thông tin doanh nghiệp, bao gồm mã số thuế và thông tin liên quan. Đảm bảo kết nối internet ổn định để tránh gián đoạn khi truyền dữ liệu. Nếu gặp lỗi đăng nhập, hãy kiểm tra lại chữ ký số hoặc liên hệ đơn vị cung cấp phần mềm.

Bước 2: Kiểm tra và hoàn thiện thông tin tờ khai
Sau khi đăng nhập, chọn chức năng “Đăng ký mới tờ khai” (IDA cho nhập khẩu hoặc EDA cho xuất khẩu). Nhập đầy đủ thông tin theo các chỉ tiêu quy định tại Phụ lục II, Thông tư 38/2015/TT-BTC, bao gồm tên hàng, mã HS, xuất xứ, số lượng, và trị giá hóa đơn. Đặc biệt, ô số 14 (tỷ giá tính thuế) và ô số 15 (mô tả hàng hóa) cần được điền chính xác để tránh sai lệch thuế. Nếu lô hàng có từ 4 mặt hàng trở lên, ghi “theo phụ lục tờ khai” và lập phụ lục chi tiết. Kiểm tra kỹ trước khi truyền tờ khai để nhận số tờ khai và kết quả phân luồng từ cơ quan hải quan.

Bước 3: Nhận kết quả phân luồng và chuẩn bị in
Sau khi truyền tờ khai, hệ thống sẽ trả về kết quả phân luồng (xanh, vàng, hoặc đỏ) trong vòng 1-3 giây đối với luồng xanh, theo hướng dẫn tại Điều 25 Nghị định 08/2015/NĐ-CP. Chọn chức năng “Lấy kết quả phân luồng” để xem thông tin chi tiết. Đối với luồng xanh, bạn có thể in ngay mà không cần kiểm tra hồ sơ giấy. Với luồng vàng hoặc đỏ, hãy chuẩn bị bổ sung chứng từ theo yêu cầu trước khi in. Lưu ý, tờ khai chỉ được in sau khi có số tờ khai chính thức để đảm bảo tính hợp lệ.

Bước 4: In tờ khai hải quan điện tử
Trong phần mềm, chọn chức năng “In tờ khai” từ menu “Tờ khai hải quan”. Kiểm tra định dạng in, đảm bảo hiển thị đầy đủ các ô thông tin như số tờ khai, mã loại hình, và chi tiết hàng hóa. Sử dụng máy in A4 với độ phân giải tốt để bản in rõ nét, không bị mờ. Theo Thông tư 38/2015/TT-BTC, bản in phải có chữ ký và con dấu của người khai (nếu in bản giấy để nộp). Lưu file PDF của tờ khai để sử dụng cho các mục đích lưu trữ hoặc đối chiếu sau này.

Bước 5: Nộp bản in và hoàn tất thủ tục
Sau khi in, mang bản in tờ khai cùng bộ chứng từ (hóa đơn thương mại, vận đơn, C/O, v.v.) đến chi cục hải quan để làm thủ tục thông quan. Đối với luồng xanh, bạn chỉ cần xuất trình bản in khi được yêu cầu. Với luồng vàng hoặc đỏ, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra bản in cùng hồ sơ giấy. Theo Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC, doanh nghiệp phải nộp hoặc xuất trình các chứng từ liên quan trong thời hạn quy định. Sau khi thông quan, lưu bản in cùng hồ sơ để phục vụ kiểm tra sau thông quan.

3. Các lưu ý khi in tờ khai hải quan điện tử

Phần này cung cấp các lưu ý quan trọng giúp bạn tránh sai sót khi in tờ khai, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hóa quy trình thông quan.

Đảm bảo tính chính xác của thông tin trước khi in là yếu tố then chốt. Theo Điều 29 Luật Hải quan 2014, người khai hải quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của các tiêu chí trên tờ khai. Sai sót ở các ô như mã HS, xuất xứ, hoặc trị giá có thể dẫn đến xử phạt theo Nghị định 128/2021/NĐ-CP, với mức phạt từ 500.000 đến 8.000.000 đồng. Hãy kiểm tra kỹ dữ liệu trên phần mềm trước khi truyền và in, đặc biệt là các ô bắt buộc có dấu (*) màu đỏ.

Sử dụng chữ ký số hợp lệ là yêu cầu bắt buộc khi khai báo và in tờ khai điện tử. Theo Nghị định 87/2012/NĐ-CP, chữ ký số phải được đăng ký với cơ quan hải quan và gia hạn khi hết hạn. Nếu chữ ký số gặp lỗi, bạn không thể truyền tờ khai hoặc in bản hợp lệ. Liên hệ nhà cung cấp chữ ký số (như Thaison-CA) để được hỗ trợ kịp thời, tránh gián đoạn quy trình.

Lưu trữ bản in và dữ liệu điện tử đúng cách giúp doanh nghiệp sẵn sàng cho kiểm tra sau thông quan. Theo Thông tư 38/2015/TT-BTC, hồ sơ hải quan phải được lưu giữ trong 5 năm dưới dạng giấy hoặc điện tử. Nếu mất hồ sơ, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 2.000.000 đến 5.000.000 đồng theo Nghị định 128/2021/NĐ-CP. Hãy lưu bản PDF của tờ khai trên hệ thống và giữ bản in ở nơi an toàn.

Cập nhật phần mềm khai báo thường xuyên để đảm bảo tương thích với hệ thống VNACCS/VCIS. Từ tháng 3/2025, Cục Hải quan triển khai ECUS6, theo Công văn 497/CHQ-CNTT, với nhiều cải tiến về giao diện và tốc độ xử lý. Doanh nghiệp cần tải phiên bản mới nhất từ website của Công ty Thái Sơn hoặc FPT để tránh lỗi khi in tờ khai. Kiểm tra kết nối hệ thống trước mỗi lần khai báo để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.

>>>> Xem thêm tại đây: Làm visa đi Pháp hết bao nhiêu tiền? Cập nhật giá mới

4. Câu hỏi thường gặp

Phần này giải đáp các thắc mắc phổ biến liên quan đến việc in tờ khai hải quan điện tử, giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình và cách xử lý các tình huống thực tế.

• In tờ khai hải quan điện tử có bắt buộc không?
  Việc in tờ khai không bắt buộc trong mọi trường hợp, đặc biệt với luồng xanh, khi dữ liệu điện tử đã đủ giá trị pháp lý theo Điều 29 Luật Hải quan 2014. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần in bản giấy để nộp hoặc xuất trình khi cơ quan hải quan yêu cầu, đặc biệt với luồng vàng hoặc đỏ. Bản in cũng cần thiết để lưu trữ hồ sơ trong 5 năm theo Thông tư 38/2015/TT-BTC.

• Làm gì nếu bản in tờ khai bị lỗi hoặc thiếu thông tin?
  Nếu bản in bị lỗi, kiểm tra lại định dạng in trên phần mềm và đảm bảo máy in hoạt động bình thường. Trường hợp thiếu thông tin, sử dụng mã nghiệp vụ IDB để sửa đổi tờ khai trên hệ thống, sau đó in lại. Theo Điều 25 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, sửa đổi phải hoàn tất trước khi thông quan để tránh bị phạt theo Nghị định 128/2021/NĐ-CP.

• Có thể in tờ khai trước khi có số tờ khai không?
  Không, tờ khai chỉ được in sau khi có số tờ khai chính thức từ hệ thống VNACCS/VCIS, theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2018/TT-BTC. In trước khi có số tờ khai sẽ dẫn đến bản in không hợp lệ, không được chấp nhận khi nộp cho cơ quan hải quang. Hãy đợi hệ thống trả kết quả phân luồng trước khi thực hiện.

• Làm thế nào để lưu trữ bản in tờ khai an toàn?
  Bản in cần được lưu trong túi hồ sơ A4, theo hướng dẫn tại Phụ lục III, Thông tư 38/2015/TT-BTC. Ngoài ra, lưu dữ liệu điện tử trên hệ thống hoặc ổ cứng an toàn. Doanh nghiệp nên quét bản in thành PDF để lưu trữ lâu dài, đảm bảo tuân thủ thời hạn 5 năm theo quy định pháp luật.

• Chi phí in tờ khai hải quan điện tử là bao nhiêu?
  Chi phí in phụ thuộc vào máy in và số lượng bản in, thường không đáng kể (khoảng 1.000-2.000 đồng/trang). Tuy nhiên, nếu thuê dịch vụ khai thuê hải quan, chi phí có thể bao gồm phí dịch vụ từ 500.000 đến 2.000.000 đồng/lô hàng, tùy đơn vị cung cấp. Liên hệ Visaworlds để được báo giá chi tiết.

>>>> Xem thêm tại đây: Quy trình điều kiện gia hạn visa Đức

Hướng dẫn cách in tờ khai hải quan điện tử đơn giản nhất không chỉ giúp bạn hoàn thành thủ tục xuất nhập khẩu nhanh chóng mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Quy trình này đòi hỏi sự cẩn thận trong từng bước, từ nhập liệu, truyền tờ khai, đến in ấn và lưu trữ. Bằng cách làm theo các hướng dẫn chi tiết trong bài viết, bạn sẽ tiết kiệm thời gian và tránh được các rủi ro pháp lý. Hãy liên hệ Visaworlds để được tư vấn chuyên sâu và giải đáp mọi thắc mắc.