Đặt lịch hẹn visa Canada là bước quan trọng bắt buộc để hoàn thiện thủ tục xin thị thực, giúp bạn chủ động sắp xếp thời gian và đảm bảo hồ sơ được xử lý hiệu quả. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và hiểu rõ các bước sẽ tăng tỷ lệ thành công khi xin visa. Để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước cần thiết. Cùng Visaworlds khám phá ngay dưới đây!

1. Tại sao cần đặt lịch hẹn visa Canada?

Việc đặt lịch hẹn visa Canada là yêu cầu bắt buộc theo quy định của Nghị định số 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam, áp dụng cho các thủ tục liên quan đến cung cấp thông tin sinh trắc học.

Đặt lịch hẹn không chỉ giúp bạn chủ động chọn thời gian phù hợp mà còn đảm bảo hồ sơ được xử lý theo thứ tự ưu tiên, rút ngắn thời gian chờ đợi. Theo quy định của Chính phủ Canada, kể từ ngày 02/11/2019, mọi công dân Việt Nam xin visa Canada phải đặt lịch hẹn trước tại VAC để thực hiện sinh trắc học, bao gồm lấy dấu vân tay và chụp ảnh. Quy trình này tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về xác minh danh tính, đồng thời bảo vệ thông tin cá nhân theo Điều 22, Bộ luật Dân sự 2015, quy định về quyền bảo vệ thông tin cá nhân.

Ngoài ra, việc đặt lịch hẹn giúp bạn chuẩn bị tốt hơn về mặt giấy tờ và thời gian. Khi có lịch hẹn cụ thể, bạn có thể sắp xếp lịch trình cá nhân, đảm bảo đến đúng giờ và mang đầy đủ hồ sơ cần thiết. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang xin visa du lịch, công tác hoặc thăm thân, vì bất kỳ sai sót nào trong quá trình đặt lịch có thể làm chậm trễ tiến độ xét duyệt hồ sơ.

2. Hướng dẫn đặt lịch hẹn visa Canada

Để đặt lịch hẹn visa Canada, bạn cần thực hiện các bước cụ thể tại hệ thống của VFS Global – đơn vị được ủy quyền tiếp nhận hồ sơ visa Canada tại Việt Nam.

Bước 1: Đăng ký tài khoản trên website VFS Global
Để bắt đầu, bạn cần truy cập trang web chính thức của VFS Global tại Việt Nam. Nếu chưa có tài khoản, chọn mục “New User” để đăng ký, điền đầy đủ thông tin như email, mật khẩu và các chi tiết cá nhân theo yêu cầu. Sau khi gửi biểu mẫu, bạn sẽ nhận được email xác minh từ địa chỉ “donotreply@vfshelpline.com”. Nhấn vào liên kết “ActivateAccount” trong email để kích hoạt tài khoản. Việc này đảm bảo bạn có thể truy cập hệ thống đặt lịch hẹn và quản lý thông tin cá nhân theo đúng quy định của Nghị định số 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Bước 2: Chọn địa điểm và loại hình nộp hồ sơ
Sau khi đăng nhập, bạn cần chọn trung tâm tiếp nhận hồ sơ (VAC) tại Hà Nội hoặc TP.HCM, tùy thuộc vào nơi bạn sinh sống. Địa chỉ cụ thể bao gồm: VAC Hà Nội tại Tầng 2, Tòa nhà Hong Kong Tower, 243A Đê La Thành, Quận Đống Đa; và VAC TP.HCM tại Tầng 9, Tòa nhà Cienco 4, 180 Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3. Tiếp theo, chọn số lượng người nộp đơn (cá nhân, gia đình, hoặc nhóm) và loại thị thực (Biometric Enrollment). Quy trình này yêu cầu bạn kiểm tra kỹ thông tin để đảm bảo phù hợp với mục đích xin visa.

Bước 3: Điền thông tin cá nhân và số IRCC
Tại bước này, bạn cần nhấn “Thêm người nộp” và nhập các thông tin quan trọng như số IRCC (có trong Thư hướng dẫn sinh trắc học – BIL, trang 2) và ngày tháng năm sinh theo định dạng năm-tháng-ngày. Số IRCC chỉ được sử dụng một lần cho mỗi lịch hẹn, vì vậy nếu cần thay đổi lịch, bạn phải hủy lịch cũ trước. Việc cung cấp thông tin chính xác là yêu cầu bắt buộc, phù hợp với Điều 5, Bộ luật Dân sự 2015, quy định về tính trung thực và chính xác trong giao dịch dân sự.

Bước 4: Xác nhận và đến đúng lịch hẹn
Sau khi xác nhận lịch hẹn, bạn sẽ nhận được email hoặc SMS chứa thông tin chi tiết về ngày, giờ và địa điểm. In email xác nhận này và mang theo cùng các giấy tờ cần thiết như hộ chiếu, thư BIL và giấy tờ tùy thân. Đến trung tâm VAC trước giờ hẹn 15-20 phút để hoàn tất thủ tục sinh trắc học. Lưu ý chuẩn bị phí dịch vụ (khoảng 85 CAD cho cá nhân) và đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin theo Nghị định số 13/2023/NĐ-CP.

3. Các cách khác để đặt lịch hẹn visa Canada

Ngoài phương thức trực tuyến, bạn có thể đặt lịch hẹn visa Canada qua nhiều hình thức khác để phù hợp với nhu cầu và khả năng của mình.

Đặt lịch hẹn qua điện thoại là lựa chọn tiện lợi nếu bạn không quen sử dụng internet. Liên hệ số hotline của VFS Global (+8428 3622 0988) để được nhân viên hỗ trợ. Bạn cần cung cấp thông tin cá nhân và số IRCC, đồng thời nhận hướng dẫn về lịch hẹn. Thông tin sẽ được gửi qua email hoặc SMS, đảm bảo tính minh bạch theo Điều 401, Bộ luật Dân sự 2015, quy định về giao kết hợp đồng qua phương tiện điện tử.

Đặt lịch qua email cũng là một phương thức hiệu quả. Truy cập trang web VFS Global, điền biểu mẫu trực tuyến với các thông tin cần thiết như tên, ngày sinh, và số IRCC. Sau khi gửi, bạn sẽ nhận email xác nhận kèm mã tham chiếu để theo dõi. Phương thức này phù hợp với những người muốn lưu trữ thông tin rõ ràng và cần trao đổi thêm với nhân viên hỗ trợ.

Nếu bạn muốn trao đổi trực tiếp, hãy đến trung tâm VAC tại Hà Nội hoặc TP.HCM trong giờ làm việc (9:00-17:00, thứ Hai đến thứ Sáu). Nhân viên sẽ hỗ trợ bạn đặt lịch hẹn mà không cần tài khoản trực tuyến. Mang theo giấy tờ tùy thân như Căn cước công dân (theo Luật Căn cước 2022) để xác minh danh tính. Phương thức này đảm bảo bạn nhận được tư vấn trực tiếp, giảm thiểu sai sót.

Đặt lịch qua webchat là lựa chọn hiện đại, phù hợp với những người muốn được hỗ trợ nhanh chóng. Truy cập tính năng “Trò chuyện ngay” trên website VFS Global, chọn ngôn ngữ tiếng Việt và làm theo hướng dẫn. Nhân viên sẽ hỗ trợ bạn đặt lịch, dời lịch hoặc hủy lịch nếu cần, đảm bảo quy trình minh bạch và tuân thủ quy định pháp lý.

4. Hồ sơ cần chuẩn bị trước khi đặt lịch hẹn

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước khi đặt lịch hẹn là yếu tố quan trọng để đảm bảo quy trình xin visa diễn ra suôn sẻ.

Hồ sơ cá nhân bao gồm hộ chiếu còn hiệu lực ít nhất 6 tháng, hai ảnh 4×6 cm chụp trên nền trắng (không quá 6 tháng), bản sao công chứng Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân (theo Luật Căn cước 2022), và bản sao công chứng giấy đăng ký kết hôn/ly hôn nếu có. Các giấy tờ này giúp xác minh danh tính và tình trạng pháp lý của bạn, đáp ứng yêu cầu về tính minh bạch theo Điều 5, Bộ luật Dân sự 2015.

Giấy tờ chứng minh công việc là yếu tố quan trọng để tăng độ tin cậy của hồ sơ. Nếu bạn là nhân viên, cần cung cấp hợp đồng lao động, đơn xin nghỉ phép, và bảng lương 3 tháng gần nhất. Chủ doanh nghiệp cần nộp giấy phép đăng ký kinh doanh và biên lai nộp thuế theo Luật Doanh nghiệp 2020. Học sinh/sinh viên cần có thẻ học sinh/sinh viên và đơn xin nghỉ học có xác nhận của nhà trường.

Giấy tờ tài chính bao gồm sổ tiết kiệm với số dư tối thiểu 5.000 USD (gửi ít nhất 3 tháng), giấy tờ sở hữu bất động sản theo Luật Đất đai 2024, hoặc các tài sản có giá trị như xe hơi, cổ phiếu. Những giấy tờ này chứng minh khả năng tài chính của bạn, đáp ứng yêu cầu của Đại sứ quán Canada về đảm bảo chi phí chuyến đi.

Lịch trình chuyến đi cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, bao gồm xác nhận đặt vé máy bay khứ hồi, đặt phòng khách sạn, và lịch trình chi tiết. Nếu có người bảo lãnh tại Canada, cần cung cấp thư bảo lãnh và thông tin của họ. Các giấy tờ này cần được dịch thuật công chứng sang tiếng Anh hoặc tiếng Pháp để đảm bảo tính hợp lệ theo quy định pháp lý.

5. Câu hỏi thường gặp

Mục này giải đáp các thắc mắc phổ biến liên quan đến việc đặt lịch hẹn visa Canada, giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình và tránh những sai sót không đáng có.

Ai cần đặt lịch hẹn visa Canada?

Kể từ ngày 02/11/2019, mọi công dân Việt Nam xin visa Canada (trừ trẻ em dưới 14 tuổi và người trên 79 tuổi) phải đặt lịch hẹn tại VAC để cung cấp sinh trắc học. Quy định này áp dụng cho visa du lịch, công tác, thăm thân, và các loại visa tạm trú khác, tuân thủ Nghị định số 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Lấy dấu vân tay visa Canada ở đâu tại Việt Nam?

Bạn có thể lấy dấu vân tay tại hai trung tâm VAC: Hà Nội (Tầng 2, Hong Kong Tower, 243A Đê La Thành, Quận Đống Đa) và TP.HCM (Tầng 9, Cienco 4, 180 Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3). Cả hai trung tâm hoạt động từ 9:00-17:00, thứ Hai đến thứ Sáu. Đặt lịch trước là bắt buộc để đảm bảo quy trình thuận lợi.

Phí sinh trắc học visa Canada là bao nhiêu?

Phí sinh trắc học là 85 CAD cho cá nhân, 170 CAD cho gia đình, và 255 CAD cho nhóm từ 3 người trở lên. Phí này không được hoàn lại, ngay cả khi visa bị từ chối. Bạn cần thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ trước khi nộp hồ sơ, theo quy định của Chính phủ Canada.

Có thể hủy hoặc dời lịch hẹn không?

Bạn có thể hủy hoặc dời lịch hẹn qua website VFS Global, email, webchat, hoặc trực tiếp tại trung tâm VAC. Nếu hủy, bạn cần sử dụng số IRCC để đặt lịch mới. Quy trình này đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp theo Điều 401, Bộ luật Dân sự 2015 về giao kết hợp đồng điện tử.

Đặt lịch hẹn visa Canada là bước không thể thiếu để hoàn tất thủ tục xin thị thực, đảm bảo bạn tuân thủ đúng quy định và tăng cơ hội nhận visa nhanh chóng. Với hướng dẫn chi tiết trên, bạn có thể tự tin thực hiện quy trình mà không gặp sai sót. Hãy liên hệ Visaworlds để được tư vấn và hỗ trợ toàn diện, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật Việt Nam.