Hướng dẫn chi tiết điền đơn xin visa Nhật

Hướng dẫn chi tiết điền đơn xin visa Nhật là bước quan trọng để bạn chuẩn bị hồ sơ chính xác cho chuyến đi xứ sở hoa anh đào. Việc điền đơn đòi hỏi sự cẩn thận để tránh sai sót. Cùng Visaworlds khám phá các bước chi tiết dưới đây. Hãy bắt đầu hành trình của bạn ngay hôm nay.

Mục lục

1. Tìm hiểu về đơn xin visa Nhật

Trước khi điền đơn xin visa Nhật, bạn cần nắm rõ bản chất và vai trò của giấy tờ này. Đây là biểu mẫu chính thức do Đại sứ quán Nhật Bản cung cấp để thu thập thông tin cá nhân và mục đích chuyến đi. Hiểu rõ thông tin cơ bản giúp bạn chuẩn bị tốt hơn.

Đơn xin visa Nhật là gì?

Đây là mẫu đơn yêu cầu thông tin như họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu, và mục đích nhập cảnh. bạn có thể tải mẫu từ trang web Đại sứ quán hoặc nhận tại nơi nộp hồ sơ. Sử dụng mẫu mới nhất là rất quan trọng để tránh bị từ chối.

Các loại visa liên quan đến đơn

Tùy mục đích như du lịch, công tác, hay thăm thân, bạn cần điền thông tin phù hợp. Ví dụ, visa du lịch cần lịch trình chi tiết, trong khi visa công tác yêu cầu thư mời từ công ty Nhật Bản. Xác định rõ loại visa trước khi điền.

Tầm quan trọng của việc điền đúng

Đơn được điền chính xác sẽ tăng cơ hội được phê duyệt. sai sót nhỏ như nhầm số hộ chiếu có thể khiến hồ sơ bị trả lại. Vì vậy, hãy dành thời gian kiểm tra kỹ lưỡng.

2. Chuẩn bị trước khi điền đơn xin visa Nhật

Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và thông tin trước khi điền đơn xin visa Nhật giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác. Bước này rất cần thiết để quá trình diễn ra suôn sẻ. dưới đây là những gì bạn nên làm.

Kiểm tra mẫu đơn mới nhất: Mẫu đơn có thể thay đổi, nên hãy tải từ trang web Đại sứ quán hoặc liên hệ đơn vị hỗ trợ. năm 2025, mẫu đơn có thể cập nhật một số chi tiết, vì vậy sử dụng phiên bản đúng là điều bắt buộc.
Thu thập giấy tờ cần thiết: Chuẩn bị hộ chiếu còn hạn, ảnh thẻ đúng kích thước, lịch trình chuyến đi, và các giấy tờ như thư mời hoặc xác nhận vé máy bay. Có sẵn thông tin này giúp bạn điền đơn không bị gián đoạn.
Xác định mục đích chuyến đi: Bạn cần biết rõ mình xin visa để làm gì, vì điều này ảnh hưởng đến nội dung đơn. Ví dụ, visa du lịch cần liệt kê các điểm đến, còn visa thăm thân yêu cầu thông tin về người thân tại Nhật.
Bạn điền đầy đủ các thông tin lần lượt theo từng mục để tránh bỏ sót.
Bạn có thể làm quen việc điền thông tin với mẫu đơn xin visa Nhật trên giấy trước rồi sau đó làm mẫu đơn xin visa Nhật Bản có mã code.

* Hướng dẫn cách cài mã code để điền hồ sơ xin visa Nhật Bản:

Bước 1: Tải mẫu đơn xin visa Nhật về máy tại đây.

Bước 2: Dùng Acrobat Reader để mở file.

Link download Acrobat Reader bạn có thể tham khảo tại đây.

Bấm phải chuột vào tệp tờ khai vừa tải về, chọn Open with, chọn Acrobat Reader.
Sau đó, form của bạn sẽ hiện lên một mã QR code. Bạn tiến hành khai form theo hướng dẫn chi tiết dưới đây là xong!

3. Cách điền đơn xin visa Nhật

Tờ khai xin visa Nhật Bản bao gồm 2 trang, với các nội dung và cách điền như sau:

Trang 1: Thông tin về hộ chiếu, thông tin cá nhân và chuyến đi.

Surname: Họ; Given and middle names: Tên, tên dệm; Other names: Tên khác. Nếu không, bạn có thể bỏ qua
Date of Birth, Place of Birth: Ngày sinh, nơi sinh
Ngày sinh bạn ghi theo thứ tự ngày/tháng/năm, trong đó ngày/tháng là số có 2 chữ số, đối với các số có 1 chữ số thì bạn ghi thêm số 0 đằng trước, còn năm là số có 4 chữ số.
Nơi sinh thì bạn ghi theo thứ tự Thành phố/ Thị xã – Quận/ Huyện – Quốc gia
Sex: Giới tính. Trong đó: Nam chọn ‘Male’; Nữ chọn ‘Female’

Marital Status: Tình trạng hôn nhân

Single: Độc thân
Married: Đã kết hôn
Widowed: Vợ/chồng đã mất
Divorced: Ly hôn
Nationality or Citizenship / Former and/or other nationalities or citizenships: Quốc tịch của bạn/ Quốc tịch cũ (nếu có)
ID No. issued by your government: Số chứng minh thư nhân dân/ Căn cước công dân
Passport type: Loại hộ chiếu
Diplomatic: Hộ chiếu ngoại giao
Official: Hộ chiếu công vụ
Ordinary: Hộ chiếu phổ thông
Other: Khác

Thông thường hộ chiếu mà công dân Việt Nam được cấp là loại phổ thông, nên chọn “Ordinary”

Place of Issue: Nơi cấp
Điền tỉnh thành nơi mà bạn đăng ký làm hộ chiếu
Issuing authority: Cơ quan cấp, ngày hết hiệu lực hộ chiếu
Điền tiếng Anh: Immigration Department – Cục quản lý Xuất nhập cảnh
Điền Date of issue: Ngày cấp hộ chiếu
Điền Date of expiry: Ngày hết hạn
Purpose of visit to Japan: Mục đích nhập cảnh
Tùy vào mục đích của bạn. Thông thường du lịch thì ghi “SIGHTSEEING”
Intended length of stay in Japan: Thời gian lưu trú tại Nhật: 7 days, 8 days, 9 days… tùy thuộc số ngày bạn muốn ở đó
Date of arrival in Japan: Ngày đến Nhật Bản
Name of ship or airline: Sân bay đến Nhật Bản
Điền tên cảng hàng không nơi bạn nhập cảnh vào nước Nhật (thường được in trên vé máy bay)
Name and address of hotels or persons with whom applicant intend to stay: Nơi lưu trú tại Nhật Bản, địa chỉ và số điện thoại
Điền tên khách sạn, tên người liên quan đến nơi đang dự định lưu trú, địa chỉ và số điện thoại; số điện thoại cần điền cả mã vùng để bên ngoài gọi tới
Date and duration of previous stays in Japan: Quá khứ đã từng lưu trú tại Nhật
Ghi rõ thời gian đã từng lưu trú tại Nhật nếu có (Từ ngày…tháng…năm…Đến ngày…tháng…năm). Nếu chưa từng đến Nhật Bản, ghi “NO”
Your current residential address: thông tin địa chỉ hiện tại, số điện thoại, số di động, email của người xin cấp visa: Điền tất cả các mục không để trống, số điện thoại có mã vùng
Current profession or occupation and position: Nghề nghiệp hiện tại của người xin cấp visa
Name and address of employer: Thông tin nơi đang công tác

Tên cơ quan, địa chỉ nơi làm việc của người xin cấp visa

Trang 2: Thông tin người bảo lãnh/người mời

Partner’s profession/occupation (or that of parents, if applicant is a minor): Nghề nghiệp của vợ chồng (Trong trường hợp là vị thành niên thì ghi nghề nghiệp của bố mẹ)
Guarantor or reference in Japan: Thông tin người bảo lãnh
Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, giới tính, mối quan hệ với người xin cấp visa, nghề nghiệp, quốc tịch của người bảo lãnh tại Nhật
Inviter in Japan: Người mời
Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, giới tính, mối quan hệ với người xin cấp visa, nghề nghiệp, quốc tịch của người mới tại Nhật (Nếu người mời là người bảo lãnh như mục 19 thì ghi “Như trên – Same as above”). Nếu người mời không phải là người bảo lãnh thì bạn cần cung cấp thông tin người mời cụ thể như mục 19.
Phần ghi chú: Điền vào nếu có tình huống đặc biệt
Have you ever,…:Điền lý lịch phạm tội…vv…cho đến thời điểm hiện tại.

Mục này thông thường thì đều đánh dấu vào ô No, Nếu câu bạn trả lời “Yes” thì phải điền thông tin chi tiết vào ô trống bên dưới.

Nhớ đến dấu tích từ trên xuống dưới vào ô có hoặc không ở 6 mục dưới đây

Been convicted of a crime or offence in any country? Từng bị phán quyết có tội do phạm pháp ở trong hay ngoài nước hay không?
Been sentenced to imprisonment for 1 year or more in any country? Bị tù hoặc giam giữ từ 1 năm trở lên hay không?
Been deported or removed from Japan or any country for overstaying your visa or violating any law or regulation? Từng bị phán quyết có tội do vi phạm về ma túy không?
Engaged in prostitution, or in the intermediation or solicitation of a prostitute for other persons, or in the provision of a place for prostitution, or any other activity directly connected to prostitution? Từng làm các công việc liên quan đến mại dâm, môi giới mại dâm hay xúi giục mại dâm hay không?
Committed trafficking in persons or incited or aided another to commit such an offence? Từng liên quan đến buôn bán người không?
Chữ ký: Luôn luôn phải là chính người xin cấp visa ký tên (Trừ trường hợp là trẻ nhỏ hoặc vị thành niên. Ví dụ: ghi “Signed by mother”.
Ảnh

Cỡ ảnh là 4,5×4,5 cm. Ảnh chụp trong vòng 6 tháng, rõ mặt

Ghi họ tên ở mặt sau của ảnh, sau đó dán ảnh bằng hồ dán, không được dập ghim

Ảnh không nhìn rõ mặt do bị bẩn, bị rách hỏng,…không được chấp nhận

>>>> Xem thêm tại đây: Tạo ảnh hộ chiếu online miễn phí

4. Cách điền đơn xin visa Nhật chính xác

Khi đã chuẩn bị đầy đủ, bạn có thể bắt đầu điền đơn xin visa Nhật một cách cẩn thận để đảm bảo mọi thông tin đúng và đủ. Quá trình này cần sự tập trung cao độ. Dưới đây là các bước cụ thể.

Điền thông tin cá nhân

Phần này yêu cầu họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu, và quốc tịch. Hãy kiểm tra kỹ để khớp với hộ chiếu, vì sai lệch nhỏ có thể dẫn đến từ chối hồ sơ. Ví dụ, tên có dấu phải ghi đúng phiên âm tiếng Anh.

Cung cấp mục đích chuyến đi

Ghi rõ lý do đến Nhật như du lịch hay công tác, kèm lịch trình hoặc thư mời nếu có. Với visa du lịch, bạn có thể liệt kê các điểm đến như Tokyo, Kyoto để minh họa kế hoạch.

Hoàn thiện thông tin liên lạc và công việc

Cung cấp địa chỉ, số điện thoại, và nghề nghiệp hiện tại. Điền chính xác vì Đại sứ quán có thể xác minh. Nếu làm tự do, hãy giải thích rõ nguồn thu nhập để tăng độ tin cậy.

Ký tên và kiểm tra

Sau khi điền, ký tên vào đơn để xác nhận. Kiểm tra lại từng mục để đảm bảo không có lỗi, đặc biệt là số hộ chiếu và ngày sinh, trước khi nộp.

5. Lưu ý khi nộp đơn xin visa Nhật

Điền đúng đơn xin visa Nhật chỉ là bước đầu, bạn còn cần chú ý cách nộp hồ sơ để quá trình xét duyệt thuận lợi. Một số sai lầm nhỏ có thể ảnh hưởng đến kết quả. Dưới đây là các điểm cần lưu ý.

Kiểm tra hồ sơ trước khi nộp: Ngoài đơn, chuẩn bị hộ chiếu, ảnh thẻ, lịch trình, và giấy tờ tài chính. đảm bảo mọi thứ đầy đủ và hợp lệ, vì thiếu giấy tờ có thể khiến hồ sơ bị từ chối ngay lập tức.
Chọn thời điểm nộp hợp lý: Mùa cao điểm như hoa anh đào hoặc cuối năm thường đông, nên nộp sớm 1-2 tháng trước chuyến đi. Điều này giúp tránh chậm trễ do quá tải tại Đại sứ quán.
Giữ thái độ chuyên nghiệp: Khi đến nộp hồ sơ, ăn mặc lịch sự và hợp tác. Nếu được phỏng vấn, hãy trả lời rõ ràng về mục đích chuyến đi để tạo ấn tượng tốt với nhân viên xét duyệt.

Hướng dẫn chi tiết điền đơn xin visa Nhật giúp bạn tự tin chuẩn bị hồ sơ cho hành trình đến Nhật Bản. với các bước rõ ràng, bạn sẽ tránh được sai sót đáng tiếc. nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ Visaworlds. chúc bạn có chuyến đi thành công và đáng nhớ.