Hướng dẫn lấy mã vạch tờ khai hải quan chi tiết là một nội dung thiết yếu đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Việt Nam, giúp đảm bảo hàng hóa thông quan nhanh chóng và hợp pháp. Việc nắm rõ quy trình này không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý. Visaworlds sẽ cung cấp thông tin đầy đủ, dễ hiểu để bạn thực hiện quy trình một cách hiệu quả. 

1. Mã vạch tờ khai hải quan là gì và tại sao quan trọng?

Mã vạch tờ khai hải quan là một công cụ không thể thiếu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, giúp cơ quan hải quan quản lý và giám sát hàng hóa hiệu quả. Phần này sẽ giải thích khái niệm mã vạch hải quan, vai trò của nó và các quy định pháp luật liên quan. Hiểu rõ tầm quan trọng của mã vạch sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông quan chính xác, nhanh chóng.

Mã vạch tờ khai hải quan là một dãy ký tự được mã hóa dưới dạng các vạch đen trắng, chứa thông tin chi tiết về hàng hóa như tên, số lượng, trọng lượng, giá trị, mã HS, nước xuất xứ và cảng xếp dỡ. Theo Công văn 8155/TCHQ-VNACCS ngày 30/06/2014 của Tổng cục Hải quan, mã vạch được in trực tiếp trên tờ khai hải quan hoặc bảng kê khai báo hàng hóa, cho phép cán bộ hải quan quét và truy xuất thông tin tự động. Điều này giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và rút ngắn thời gian thông quan. Đặc biệt, mã vạch loại 2 (mã vạch hai chiều) chứa thông tin về danh sách container hoặc hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan, đảm bảo tính hợp pháp của lô hàng.

Việc sử dụng mã vạch hải quan được quy định rõ trong Thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018, thay thế Phụ lục II của Thông tư 38/2015/TT-BTC, yêu cầu doanh nghiệp khai báo đầy đủ thông tin trên tờ khai hải quan theo mẫu. Quy định này không chỉ hỗ trợ cơ quan hải quan trong việc kiểm soát hàng hóa mà còn giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, tránh vi phạm pháp luật. Ví dụ, nếu thông tin trên mã vạch không khớp với hàng hóa thực tế, doanh nghiệp có thể bị phạt theo quy định tại Nghị định 128/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.

Mã vạch hải quan còn đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình logistics. Với hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS, mã vạch giúp tích hợp chữ ký số của cơ quan hải quan, đảm bảo tính bảo mật và xác thực. Doanh nghiệp có thể sử dụng mã vạch để theo dõi hành trình hàng hóa từ khi xuất khẩu đến khi nhập khẩu, giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc thất lạc. Vì vậy, việc lấy và in mã vạch tờ khai hải quan đúng cách là yếu tố then chốt để thông quan hàng hóa thuận lợi.

2. Hướng dẫn lấy mã vạch tờ khai hải quan chi tiết

Phần này sẽ cung cấp quy trình chi tiết để lấy mã vạch tờ khai hải quan, từ chuẩn bị chứng từ đến sử dụng phần mềm khai báo. Quy trình được trình bày theo các bước cụ thể, phù hợp với các doanh nghiệp mới bắt đầu hoặc đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Mỗi bước sẽ được giải thích rõ ràng để đảm bảo bạn thực hiện chính xác.

Bước 1: Chuẩn bị chứng từ cần thiết
Trước khi lấy mã vạch, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ theo quy định tại Điều 16, Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC). Các chứng từ bao gồm hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói (packing list), vận đơn, chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng nhận chất lượng (C/Q) và các giấy tờ liên quan khác. Các chứng từ này cần được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo thông tin chính xác, khớp với tờ khai hải quan. Ví dụ, nếu mã HS trên hóa đơn không đúng, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu sửa đổi, gây chậm trễ thông quan. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp quá trình khai báo và lấy mã vạch diễn ra suôn sẻ, tránh rủi ro bị phạt theo Nghị định 128/2021/NĐ-CP.

Bước 2: Đăng ký chữ ký số với Tổng cục Hải quan
Để thực hiện khai báo hải quan điện tử, doanh nghiệp cần có chữ ký số được đăng ký với Tổng cục Hải quan theo quy định tại Nghị định 114/2005/NĐ-CP về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. Doanh nghiệp có thể mua chữ ký số từ các nhà cung cấp uy tín như FPT, VNPT, Viettel hoặc tự đăng ký trên website của Tổng cục Hải quan (https://www.customs.gov.vn). Quá trình đăng ký yêu cầu cung cấp thông tin doanh nghiệp và giấy đăng ký kinh doanh. Sau khi đăng ký, chữ ký số sẽ được sử dụng để ký điện tử tờ khai hải quan trên phần mềm khai báo như VNACCS/VCIS, ECUS hoặc FPT.TQDT. Lưu ý, việc sử dụng chữ ký số không đúng cách có thể dẫn đến lỗi hệ thống, vì vậy cần kiểm tra tính hợp lệ của token trước khi khai báo.

Bước 3: Khai báo tờ khai hải quan trên phần mềm
Doanh nghiệp cần cài đặt một trong các phần mềm khai báo hải quan được Tổng cục Hải quan công nhận, như VNACCS/VCIS (miễn phí), ECUS (công ty Thái Sơn) hoặc FPT.TQDT. Sau khi cài đặt, doanh nghiệp đăng nhập bằng chữ ký số và tiến hành khai báo thông tin tờ khai theo mẫu tại Phụ lục I, Thông tư 39/2018/TT-BTC. Thông tin khai báo bao gồm mã số thuế, số tờ khai, mã cơ quan hải quan, ngày khai và danh sách container (nếu có). Sau khi khai báo, tờ khai được gửi lên hệ thống hải quan để chờ phân luồng. Quá trình này thường mất từ 10-15 phút để nhận số tiếp nhận và khoảng 1 giờ để nhận kết quả phân luồng (xanh, vàng, đỏ). Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi để tránh lỗi, vì sửa đổi tờ khai sau khi phân luồng có thể mất thêm thời gian.

Bước 4: Nhận kết quả phân luồng và lấy mã vạch
Hệ thống hải quan sẽ trả về kết quả phân luồng tờ khai, gồm luồng xanh (miễn kiểm tra), luồng vàng (kiểm tra hồ sơ) hoặc luồng đỏ (kiểm tra cả hồ sơ và hàng hóa). Nếu nhận được luồng xanh, doanh nghiệp có thể tiến hành lấy mã vạch ngay. Truy cập website Tổng cục Hải quan, vào mục “In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng”, điền các thông tin như mã số thuế, số tờ khai, mã cơ quan hải quan và ngày khai. Sau khi nhấn “Lấy thông tin”, hệ thống sẽ trả về mã vạch tờ khai. Doanh nghiệp có thể lấy mã vạch trực tiếp từ phần mềm khai báo như ECUS bằng cách vào tab “Kết quả xử lý báo cáo”, chọn “Lấy danh sách mã vạch xe” hoặc “Lấy danh sách container khai báo”. Kết quả sẽ hiển thị mã vạch cùng dòng chữ “Danh sách hàng hóa/container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan”.

Bước 5: In mã vạch và hoàn tất thủ tục thông quan
Sau khi lấy mã vạch, doanh nghiệp in mã vạch bằng máy in A4 hoặc máy in tem nhãn chuyên dụng. Để in không bị lỗi font, cần cài đặt font chữ mã vạch (thường là Code 128) vào máy tính theo hướng dẫn: sao chép font vào thư mục Windows/Fonts hoặc Control Panel/Fonts. Mã vạch được in ra sẽ kèm theo thông tin tờ khai và danh sách hàng hóa/container. Doanh nghiệp mang bản in mã vạch cùng hồ sơ giấy đến chi cục hải quan để hoàn tất thủ tục. Nếu hàng hóa khớp với thông tin khai báo, container sẽ được thông quan qua cổng giám sát. Thời gian trung bình để hoàn tất quy trình là khoảng 8 tiếng kể từ khi đăng ký, nhưng có thể nhanh hơn nếu tờ khai thuộc luồng xanh.

3. Lưu ý khi lấy và in mã vạch tờ khai hải quan

Phần này sẽ trình bày các lưu ý quan trọng để doanh nghiệp tránh sai sót khi lấy và in mã vạch tờ khai hải quan. Những lưu ý này dựa trên thực tiễn và các quy định pháp luật hiện hành, giúp quy trình thông quan diễn ra trơn tru.

Khi khai báo danh sách container, doanh nghiệp cần đảm bảo số container được nhập chính xác, vì nếu thiếu thông tin này, mã vạch sẽ mặc định là hàng lẻ, dẫn đến không thể thanh lý tờ khai nhập khẩu. Theo Công văn 8155/TCHQ-VNACCS, việc khai báo container là bắt buộc đối với hàng nguyên container để xác nhận qua khu vực giám sát. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ số container trên vận đơn và hóa đơn để tránh sai lệch. Ngoài ra, cần lưu ý dòng chữ trên mã vạch: hàng lẻ in “Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát”, còn hàng nguyên container in “Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát”.

Việc sử dụng phần mềm khai báo cần được thực hiện trên máy tính có kết nối internet ổn định và cài đặt đầy đủ font chữ mã vạch. Nếu mã vạch hiển thị lỗi hoặc không đọc được, doanh nghiệp có thể đóng và mở lại phần mềm, chọn lại font chữ hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp phần mềm. Theo hướng dẫn từ Tổng cục Hải quan, doanh nghiệp không nên đến trực tiếp chi cục hải quan để lấy mã vạch, vì việc tra cứu thủ công mất thời gian và yêu cầu phân quyền từ cấp cao. Thay vào đó, sử dụng website hoặc phần mềm sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Doanh nghiệp cần lưu ý về thời hạn nộp thuế hải quan để tránh nợ thuế, vì điều này có thể ảnh hưởng đến quá trình thông quan. Theo Nghị định 128/2021/NĐ-CP, nợ thuế quá hạn có thể dẫn đến phạt chậm nộp. Doanh nghiệp có thể tra cứu tình trạng nộp thuế trên website Tổng cục Hải quan tại mục “Tra cứu nộp thuế” hoặc “Tra cứu nợ thuế”. Nếu tờ khai không phải nộp thuế (thuế bằng 0), hệ thống sẽ tự động thông quan khi hồ sơ hợp lệ, giúp tiết kiệm thời gian.

>>>> Xem thêm tại đây: Làm visa đi Pháp hết bao nhiêu tiền? Cập nhật giá mới

4. Câu hỏi thường gặp

Mục này sẽ giải đáp các thắc mắc phổ biến liên quan đến việc lấy và in mã vạch tờ khai hải quan, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình và tránh sai sót.

• Mã vạch tờ khai hải quan có bắt buộc trong mọi trường hợp không?
  Việc lấy và in mã vạch tờ khai hải quan là bắt buộc đối với hàng hóa xuất nhập khẩu qua khu vực giám sát hải quan, theo Công văn 8155/TCHQ-VNACCS. Mã vạch giúp tự động hóa quy trình kiểm tra và đảm bảo tính chính xác của thông tin hàng hóa. Nếu không có mã vạch, doanh nghiệp có thể bị chậm thông quan hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ.

• Làm thế nào nếu mã vạch bị lỗi font khi in?
  Nếu mã vạch hiển thị lỗi font, doanh nghiệp cần cài đặt font chữ mã vạch (thường là Code 128) vào máy tính. Sao chép font vào thư mục Windows/Fonts, đóng và mở lại phần mềm khai báo, sau đó chọn lại font. Nếu vẫn không khắc phục được, liên hệ nhà cung cấp phần mềm như Thái Sơn hoặc FPT để được hỗ trợ kỹ thuật.

• Có thể lấy mã vạch trực tiếp tại chi cục hải quan không?
  Việc lấy mã vạch tại chi cục hải quan không được khuyến khích, vì quá trình tra cứu thủ công mất thời gian và cần phân quyền. Doanh nghiệp nên sử dụng website Tổng cục Hải quan hoặc phần mềm khai báo như VNACCS/VCIS, ECUS để lấy mã vạch nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

• Tờ khai luồng vàng hoặc đỏ có ảnh hưởng đến việc lấy mã vạch không?
  Nếu tờ khai thuộc luồng vàng (kiểm tra hồ sơ) hoặc luồng đỏ (kiểm tra cả hồ sơ và hàng hóa), doanh nghiệp cần bổ sung hoặc sửa đổi hồ sơ theo yêu cầu trước khi lấy mã vạch. Chỉ khi hồ sơ được duyệt, mã vạch mới được cấp. Luồng xanh cho phép lấy mã vạch ngay mà không cần kiểm tra thêm.

• Chi phí lấy và in mã vạch tờ khai hải quan là bao nhiêu?
  Việc lấy mã vạch trên website Tổng cục Hải quan hoặc phần mềm VNACCS/VCIS là miễn phí. Tuy nhiên, nếu sử dụng dịch vụ của bên thứ ba, chi phí có thể dao động từ 400.000 đến 1.000.000 VNĐ mỗi lần khai báo, tùy thuộc vào nhà cung cấp. Doanh nghiệp nên tự học quy trình để tiết kiệm chi phí.

>>>> Xem thêm tại đây: Quy trình điều kiện gia hạn visa Đức

Hướng dẫn lấy mã vạch tờ khai hải quan chi tiết trên đây đã cung cấp quy trình cụ thể, từ chuẩn bị chứng từ đến in mã vạch, giúp doanh nghiệp thông quan hàng hóa nhanh chóng và hợp pháp. Việc nắm vững quy trình không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về thủ tục hải quan hoặc muốn được tư vấn chuyên sâu, hãy liên hệ Visaworlds để nhận giải pháp tối ưu nhất.