Legalization là một thủ tục quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của văn bản khi sử dụng ở nước ngoài. Việc lựa chọn hình thức hợp pháp hóa phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí. Hãy cùng Visaworlds tìm hiểu về Legalization là gì? Phân biệt Apostille và Legalization nhé!

Legalization là gì? Phân biệt Apostille và Legalization

I. Legalization là gì?

Về mặt lý thuyết, để một giấy tờ, tài liệu được cấp bởi một quốc gia được chấp nhận và sử dụng ở một quốc gia khác thì tài liệu này phải trải qua một số thủ tục ở cả nước cấp và nước sử dụng nhằm xác thực tính hợp pháp của giấy tờ, tài liệu đó. Quy trình này gọi chung là hợp pháp hóa lãnh sự (legalization).

II. Phân biệt Apostille và Legalization

1. Apostille

  • Là một hình thức chứng nhận đơn giản dành cho các giấy tờ công (giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy phép kinh doanh,…) được cấp bởi một quốc gia thành viên của Công ước La Hay.
  • Apostille được thực hiện bởi cơ quan có thẩm quyền được chỉ định của quốc gia nơi giấy tờ được cấp.
  • Dấu Apostille có dạng hình vuông với các thông tin như tên cơ quan cấp, quốc gia, ngày cấp,…
  • Giấy tờ được Apostille có giá trị pháp lý tại tất cả các quốc gia thành viên của Công ước La Hay mà không cần thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Legalization (Hợp pháp hóa lãnh sự)

  • Là một quá trình phức tạp hơn so với Apostille, bao gồm nhiều bước:

    1. Công chứng bản gốc giấy tờ (tùy theo yêu cầu của từng quốc gia).
    2. Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của quốc gia nơi sử dụng giấy tờ.
  • Legalization có thể áp dụng cho cả giấy tờ cônggiấy tờ tư (giấy ủy quyền, hợp đồng,…).

  • Legalization không có hình thức dấu riêng biệt, mà là các chữ ký và con dấu của các cơ quan liên quan trong quá trình hợp pháp hóa.

  • Giấy tờ được Legalization có giá trị pháp lý tại quốc gia nơi được hợp pháp hóa.

3. Bảng so sánh

Đặc điểm Apostille Legalization
Phạm vi áp dụng Các quốc gia thành viên Công ước La Hay Tất cả các quốc gia
Loại giấy tờ Giấy tờ công Giấy tờ công và giấy tờ tư
Thủ tục Đơn giản, chỉ cần 1 bước Phức tạp, gồm nhiều bước
Hình thức Dấu Apostille hình vuông Chữ ký và con dấu
Giá trị pháp lý Có giá trị tại các quốc gia thành viên Công ước La Hay Có giá trị tại quốc gia được hợp pháp hóa

Lưu ý:

  • Một số quốc gia có thể yêu cầu thêm các thủ tục khác ngoài Apostille hoặc Legalization.
  • Nên liên hệ với cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia nơi sử dụng giấy tờ để được tư vấn cụ thể về thủ tục hợp pháp hóa.

Ví dụ:

  • Một người Việt Nam muốn kết hôn tại Canada cần phải hợp pháp hóa giấy khai sinh của mình. Nếu Canada là thành viên của Công ước La Hay, người này chỉ cần Apostille giấy khai sinh. Nếu Canada không phải là thành viên, người này cần Legalization giấy khai sinh tại Đại sứ quán Canada tại Việt Nam.

>>> Đọc thêm Điều kiện xin visa Mỹ để biết thêm thông tin nhé!

III. Danh sách các quốc gia thuộc thành viên của Công ước La Hay

Có 124 quốc gia và khu vực lãnh thổ là thành viên của Công ước La Hay

1. Châu Phi (54)

Algeria, Angola, Benin, Botswana, Burkina Faso, Burundi, Cabo Verde, Cameroon, Cộng hòa Trung Phi, Chad, Comoros, Congo, Bờ Biển Ngà, Djibouti, Ai Cập, Guinea Xích đạo, Eritrea, Eswatini, Ethiopia, Gabon, Gambia, Ghana, Guinea, Guinea-Bissau, Kenya, Lesotho, Liberia, Libya, Madagascar, Malawi, Mali, Mauritania, Mauritius, Morocco, Mozambique, Namibia, Niger, Nigeria, Rwanda, São Tomé và Príncipe, Senegal, Seychelles, Sierra Leone, Somalia, Nam Phi, Nam Sudan, Sudan, Swaziland, Tanzania, Togo, Tunisia, Uganda, Zambia, Zimbabwe.

2. Châu Á (23)

Bahrain, Bangladesh, Brunei, Trung Quốc, Hồng Kông, Ấn Độ, Indonesia, Israel, Nhật Bản, Jordan, Kazakhstan, Hàn Quốc, Kuwait, Kyrgyzstan, Lào, Liban, Malaysia, Maldives, Oman, Pakistan, Philippines, Qatar, Saudi Arabia, Singapore, Sri Lanka, Thái Lan,

3. Châu Âu (46)

Albania, Andorra, Áo, Azerbaijan, Bỉ, Bosnia và Herzegovina, Bulgaria, Croatia, Síp, Cộng hòa Séc, Đan Mạch, Estonia, Phần Lan, Pháp, Gruzia, Đức, Hy Lạp, Hungary, Iceland, Ireland, Ý, Kazakhstan, Kosovo, Latvia, Liechtenstein, Litva, Luxembourg, Malta, Moldova, Monaco, Montenegro, Hà Lan, Bắc Macedonia, Na Uy, Ba Lan, Bồ Đào Nha, Romania, Nga, San Marino, Serbia, Slovakia, Slovenia, Tây Ban Nha, Thụy Điển, Thụy Sĩ, Tajikistan, Thổ Nhĩ Kỳ, Ukraine, Vương quốc Anh.

4. Châu Mỹ (12)

Antigua và Barbuda, Argentina, Bahamas, Barbados, Belize, Bolivia, Brazil, Canada, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Dominica, Cộng hòa Dominican, Ecuador, El Salvador, Grenada, Guatemala, Guyana, Haiti, Honduras, Jamaica, Mexico, Nicaragua, Panama, Paraguay, Peru, Saint Kitts và Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent và Grenadines, Suriname, Trinidad và Tobago, Hoa Kỳ, Uruguay, Venezuela.

5. Châu Đại Dương (9)

Úc, Fiji, Kiribati, Nauru, New Zealand, Papua New Guinea, Samoa, Quần đảo Solomon, Tonga.

Lưu ý:

IV. Lợi ích của chứng nhận Legalization

Lợi ích của chứng nhận Legalization

Chứng nhận Legalization (Hợp pháp hóa lãnh sự) mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân, tổ chức trong các trường hợp sau:

1. Tăng tính hợp pháp và tin cậy của giấy tờ

  • Legalization giúp xác thực tính hợp pháp của cả nội dung và hình thức của giấy tờ, đảm bảo rằng giấy tờ đó được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền và có giá trị pháp lý.
  • Khi được Legalization, giấy tờ sẽ được công nhận và chấp nhận bởi các cơ quan nhà nước, tổ chức và cá nhân tại quốc gia nơi sử dụng.

2. Tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch quốc tế

  • Legalization giúp thủ tục hành chính liên quan đến sử dụng giấy tờ ở nước ngoài trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.
  • Ví dụ: Legalization giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn,… giúp cá nhân hoàn tất thủ tục kết hôn, nhập học, xin việc làm,… tại nước ngoài.

3. Tiết kiệm thời gian và chi phí

  • Legalization giúp tránh tình trạng làm giả giấy tờ, giảm thiểu nguy cơ rủi ro trong các giao dịch quốc tế.
  • Nhờ vậy, các bên liên quan có thể tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc thẩm định, xác thực giấy tờ.

4. Nâng cao uy tín và hình ảnh của cá nhân, tổ chức

  • Sử dụng giấy tờ được Legalization thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của cá nhân, tổ chức trong các giao dịch quốc tế.
  • Điều này góp phần nâng cao hình ảnh và tạo dựng niềm tin với các đối tác, khách hàng tiềm năng.

Ngoài ra, Legalization còn mang lại một số lợi ích khác như:

  • Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cá nhân, tổ chức khi sử dụng giấy tờ ở nước ngoài.
  • Góp phần thúc đẩy hợp tác quốc tế trong các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội,…

Lưu ý:

  • Lợi ích của Legalization có thể thay đổi tùy theo loại giấy tờ, mục đích sử dụng và quốc gia nơi sử dụng.
  • Nên liên hệ với cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia nơi sử dụng giấy tờ để được tư vấn cụ thể về thủ tục Legalization và các lợi ích liên quan.

V. Quy trình dịch vụ hỗ trợ- hợp pháp hóa lãnh sự

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

  • Giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự (bản gốc và bản sao).
  • Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự (theo mẫu của cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự quán).
  • Giấy tờ chứng minh cá nhân (CMND/CCCD/hộ chiếu).
  • Lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự.

Lưu ý:

  • Các loại giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm: Giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy phép kinh doanh, hợp đồng, ủy quyền,…
  • Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự cần được điền đầy đủ thông tin và ký tên xác nhận.
  • Lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự thay đổi tùy theo loại giấy tờ và quốc gia nơi sử dụng.

Bước 2: Nộp hồ sơ

  • Có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự quán của quốc gia nơi sử dụng giấy tờ.
  • Hoặc nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu điện hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh.

Lưu ý:

  • Nên liên hệ với cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự quán để biết chính xác thời gian làm việc và các yêu cầu cụ thể về hồ sơ.
  • Nộp hồ sơ trực tiếp giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi và được hướng dẫn cụ thể.

Bước 3: Nhận kết quả

  • Thời gian nhận kết quả hợp pháp hóa lãnh sự thường từ 01 đến 05 ngày làm việc.
  • Có thể nhận kết quả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu điện, dịch vụ chuyển phát nhanh.

Lưu ý:

  • Nên kiểm tra kỹ lưỡng nội dung giấy tờ sau khi nhận kết quả để đảm bảo tính chính xác.
  • Giấy tờ sau khi được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ có giá trị pháp lý tại quốc gia nơi sử dụng.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các thông tin sau:

  • Website của Bộ Ngoại giao Việt Nam: https://lanhsuvietnam.gov.vn/
  • Website của cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự quán của quốc gia nơi sử dụng giấy tờ.

VI. Mọi người cũng hỏi

1. Khi nào cần Legalization?

Trả lời: Khi bạn cần sử dụng giấy tờ do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp tại một quốc gia khác.

2. Legalization có thời hạn bao lâu?

Trả lời: Legalization không có thời hạn, nhưng giá trị pháp lý của giấy tờ có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như thay đổi luật pháp hoặc quy định của quốc gia nơi sử dụng.

3. Legalization có thể thực hiện online không?

Trả lời: Một số quốc gia cho phép thực hiện Legalization online, nhưng cần lưu ý về tính chính thức và hợp pháp của dịch vụ.

Bài viết liên quan
0933336450

08 7790 7790

087.790.7790